5 consejos para crear una relación fructífera entre agencias y autónomos

Cuando trabajaba para una agencia de publicidad en Mauricio llamada Circus Advertising, el Director de Arte de Ogilvy en el Medio Oriente vino a nuestra oficina y dio un discurso inspirador. Dijo algo que se me ha quedado grabado durante todos estos años.

Foto de A L L E F . V I N I C I U S Δ en Unsplash

Proyectando su presentación en la pared, mostró una imagen de un cuchillo y un afilador. Dijo que la agencia es el cuchillo y el cliente es el afilador; la interacción entre ambos es lo que crea la magia.

Creo que se puede aplicar la misma analogía entre la agencia y el trabajador independiente.

La agencia conoce al cliente, y el cliente ha informado a la agencia sobre el proyecto. Por lo tanto, la agencia toma el papel provisional de ser el afilador.

La agencia utiliza entonces al freelance para aportar su libertad creativa para producir obras de arte innovadoras y novedosas. En este caso, el trabajador independiente se convierte en el cuchillo.

Si bien las colaboraciones entre agencias y autónomos pueden crear magia, es inevitable que también se produzcan fricciones. La pregunta es entonces: ¿cómo hacer que la colaboración funcione sin fricciones?

Hoy en día, trabajo como gerente de marketing de contenidos en Mynewsdesk. He encargado numerosos proyectos a agencias y autónomos. Y aunque esta pequeña anécdota del cuchillo y el afilador fue hace 14 años, me parece que sigue siendo relevante.

A continuación, mis ideas sobre cómo crear una relación fructífera entre agencias y autónomos.

Siéntese en las reuniones con los clientes

La responsabilidad del autónomo es estar a la vanguardia y empujar los límites de la creatividad.

Sin embargo, la responsabilidad de la agencia es refinar esas ideas y alinearlas con las expectativas del cliente y lo que mejor resuena con los clientes del cliente.

Después de todo, la agencia debería estar en posición de entender mejor a los clientes de sus clientes.

Lección nº 1 Así que por muy creativo que quieras ser, recuerda que la agencia conoce a los clientes de sus clientes más que tú. Toma en serio sus comentarios y escucha atentamente.

Si eres un trabajador independiente que trabaja para una agencia, pide participar en las reuniones para obtener una mejor comprensión de los mercados de consumo de sus clientes.

Insiste en que te informen correctamente

Mencionamos que la responsabilidad de la agencia es alinear sus conceptos de diseño con las expectativas del cliente y el público objetivo.

Por muy brillantes que sean sus conceptos de diseño, la calidad no importa si los diseños no están en línea con lo que el cliente necesita. Si la agencia no entiende correctamente la base de clientes de su cliente o es débil a la hora de comunicar las expectativas de su cliente, usted, como autónomo, tendrá dificultades para entregar un trabajo de diseño gráfico excepcional.

Lección nº 2 Si la agencia no te informa correctamente, tendrás problemas para cumplir no sólo sus expectativas sino también el público al que quieren dirigirse. Estoy seguro de que todos ustedes han experimentado esto antes.

Para evitar tales percances, insista en que la agencia le proporcione un documento informativo completo.

Y si hay algo que no está claro o no es realista, no sea tímido para comunicar sus preocupaciones y manejar correctamente sus expectativas antes del comienzo del proyecto.

3. No seas tímido para manejar las expectativas

Por mi experiencia, cualquier persona en una agencia puede tener muy poco conocimiento o entendimiento de su proceso creativo como diseñador gráfico. Pueden esperar que agites tu varita mágica y crees magia. Sin embargo, habiendo trabajado con muchos diseñadores gráficos, sé que la creatividad no llega rápidamente y a menudo es un proceso largo y doloroso.

Cuando trabajaba en una agencia, a menudo me sentaba al lado de nuestro diseñador gráfico para poder apreciar mejor el tiempo que les llevaba hacer las cosas. Ese simple paso me abrió los ojos y me hizo mucho más comprensivo. En consecuencia, pude manejar las expectativas de los clientes de manera más efectiva.

Lección nº 3 Sé transparente sobre tu proceso creativo y tus limitaciones. Date cuenta de que cuanto más abierto seas con la agencia respecto a lo que puedes y no puedes hacer, y cuanto más expliques por qué, mejor será la cooperación a largo plazo.

También, si es posible, ve a la ubicación física de la agencia y haz tu trabajo allí. Muestre al gerente de la cuenta el trabajo que está haciendo y la cantidad de tiempo que le toma hacerlo; esto le dará sus frutos.

Comuníquese y actualícese regularmente

Habiendo trabajado en muchos proyectos con diseñadores gráficos independientes, he descubierto que cuanto más frecuente sea la comunicación, mejor.

Todos sabemos el estrés que se produce cuando vas a comprobar el estado de un proyecto y te enfrentas a un silencio preocupante. Si eres una agencia, responsable de mantener contento a un cliente, empiezas a preocuparte de que el autónomo no vaya a entregar lo que necesitas para el proyecto.

Lección nº 4 Tranquilice a la agencia manteniéndola al día regularmente sobre lo que está haciendo y dónde se encuentra en el proceso. Infórmeles sobre las etapas de su proceso y cuándo podrían esperar recibir los productos. Todo se reduce a una buena gestión del proyecto.

Hay una docena de herramientas de colaboración y gestión de proyectos, algunas más avanzadas que otras. Slack, Trello, Asana, Jira, TeamGantt (o incluso una simple hoja de Google/Excel puede hacer) son algunas de las muchas herramientas útiles que uno podría usar.

Desglose los distintos pasos de su proyecto en pequeños elementos; asigne quién es responsable de qué, cuándo entregará cada pieza y cuándo espera recibir la respuesta de la agencia. Intente añadir tiempo adicional a su plan para cualquier contingencia e informe con antelación si el calendario del proyecto cambiará debido a plazos no cumplidos.

5. Tómese el tiempo para mirar atrás y evaluar el proyecto

Una cosa que nunca he intentado con los autónomos y que ahora recomendaría hacer es una retrospectiva del proyecto.

En Mynewsdesk, trabajamos en carreras de dos semanas y hemos adoptado el enfoque ágil. Después de cada carrera, llevamos a cabo lo que se llama un retro para ver tres cosas:

  • ¿Qué ha ido bien?
  • ¿Qué es lo que no?
  • ¿Podemos mejorar algo en el futuro?

Si quieres saber más sobre cómo hacer una retrospectiva, mira este post.

Lección nº 5 Siempre hay espacio para la mejora, y este proceso es genial para obtener una retroalimentación constructiva. Como autónomo, le recomiendo encarecidamente que se tome el tiempo con la agencia para repasar estas preguntas. Y lo más importante, tome nota de cómo usted y la agencia pueden mejorar su colaboración y procesos para el próximo proyecto.

Mantén tus habilidades de colaboración afiladas

Como diseñador gráfico, recuerde que su trabajo será mediocre si la agencia no entiende a su cliente y no le proporciona un buen informe creativo. Como me dijo el director de arte aquel día en Mauricio, todo cuchillo necesita un buen afilador. Recuerde, nadie crea un trabajo excepcional en el vacío; las colaboraciones lo hacen.

Sobre el autor

Christopher Van Mossevelde es el director de marketing de contenido global de Mynewsdesk. Tiene más de 16 años de experiencia en marketing y comunicaciones y tiene antecedentes internacionales, habiendo vivido en Sudáfrica, Mauricio, Francia y ahora en Suecia.

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