Cómo diseñar la semana ideal para equilibrar sus prioridades

¿Alguna vez has sentido que sólo estás corriendo, haciendo malabares con el trabajo y los compromisos familiares, respondiendo interminables correos electrónicos, y reaccionando a lo que la vida te arroja? ¿Siempre trabajando hasta la fecha límite y nunca sintiéndote completamente a cargo de tus proyectos? Trazar tu semana ideal puede ayudarte a equilibrar tus prioridades, personales y profesionales, ¡y permitirte recuperar el control de tu vida!

¿Por qué molestarse con una semana ideal?

Cuando dejé mi trabajo a tiempo completo, me rebelé inicialmente contra la estructura de 9 a 5 y anhelaba una completa autonomía y flexibilidad. Sin embargo, los inconvenientes de esto pronto se hicieron evidentes, ya que mis clientes podían reservar llamadas a cualquier hora del día a través de mi planificador en línea; pasaban semanas sin hacer ningún progreso en proyectos importantes, pero no urgentes; y mi oficina en casa significaba que no había una línea clara entre el trabajo y el juego.

Como autónomo, decides qué hacer con las 24 horas del día, sin que ningún jefe molesto te llame a una reunión inútil o cambie las prioridades de tu plan de trabajo por alguna razón arbitraria. Pero con una gran libertad viene una gran responsabilidad, y la completa falta de estructura y responsabilidad puede hacer que las cosas sean bastante desordenadas.

Crear su semana ideal y configurar su calendario para que coincida con ella le permitirá ser más proactivo e intencional en su trabajo, en lugar de sólo reaccionar a lo que sucede a su alrededor.

Cómo establecer su semana ideal

Aclara tus prioridades

El primer paso para lograr el equilibrio es definir lo que es importante para ti, es decir, qué es lo que intentas equilibrar en tu vida. A través de Deniz Altindas.

Tu semana ideal es la que tendrías si pudieras controlar el 100% de lo que haces con tu tiempo. Sin culpar a los demás y sin excusas: ¿cómo sería tu horario en un mundo ideal?

Ocupados como estamos, rara vez nos tomamos el tiempo para pensar en el panorama general, para considerar nuestras prioridades personales y profesionales y cómo estamos asignando nuestro valioso tiempo. Dar un paso atrás para reflexionar sobre lo que estamos haciendo y por qué es la clave para usar nuestro tiempo de manera efectiva y lograr el equilibrio en nuestras vidas.

He encontrado que hay cinco categorías principales que cubren las prioridades más importantes para la mayoría de nosotros. Aquí están, con ejemplos de actividades que caen dentro de cada una:

  • Carrera (por ejemplo, trabajo con clientes, desarrollo de negocios, cuentas de empresa)
  • Relaciones (por ejemplo, conocer amigos, salir con tu marido, llamar a tus padres)
  • Crecimiento personal y aprendizaje (por ejemplo, cursos en línea, lecciones de idiomas, escuchar podcasts)
  • Salud y bienestar (p.ej. ir al gimnasio, meditación, comidas regulares)
  • Diversión miscelánea (por ejemplo, pasatiempos, relajación y ser espontáneo!)

Como pueden ver, las típicas tareas de trabajo que dominan nuestros calendarios caen en sólo una de las cinco áreas prioritarias. Muchos de nosotros, los autónomos, hemos elegido esta forma de trabajo precisamente porque queremos más tiempo para los amigos y la familia, para viajar y para cualquier otra cosa que tenga sentido en nuestras vidas, pero a menudo nos quedamos atrapados en la importancia de nuestro trabajo y descuidamos esas otras áreas.

Equilibrar con éxito tus prioridades laborales y personales significa que tienes un calendario con todo lo que hay en él. Utilizando las categorías anteriores (y añadiendo las suyas propias si siente que falta algo), escriba una lista de cada actividad que quiera incluir en su semana ideal. En particular, presta atención a las cosas en las que te gustaría pasar más tiempo. Asegúrate de que también incluyes “no actividades” como tiempo de descanso o relajación – puede parecer ridículo crear espacios de tiempo para “ser espontáneo”, pero en nuestras ocupadas vidas esa es, honestamente, la única manera en que muchos de nosotros haremos tiempo.

Trazar tu propia semana ideal

Así es como se ve mi semana ideal en este momento. He vuelto a una semana laboral más o menos típica, tomando las tardes y los fines de semana libres, y tener este límite claro hace que tanto el trabajo como el juego sean más productivos!

Ahora que tienes una lista de tus prioridades, coloca cada una de ellas en un espacio de tiempo en el calendario. La plantilla básica de la semana ideal es sólo una tabla con siete columnas en la parte superior etiquetadas de lunes a domingo, y luego las horas del día listadas como filas abajo a la izquierda.

Experimente con diferentes configuraciones usando papel con lápiz o Post-its o Excel. Use la codificación de colores para ayudarle a mantener ese equilibrio tan importante entre sus prioridades (tenga en cuenta que el equilibrio no significa pasar la misma cantidad de tiempo en cada actividad, sino la cantidad de tiempo correcta). También puedes añadir temas en la parte superior, para poner el énfasis en tu máxima prioridad para ese día -¡tenía un cliente que configuró “Get-s**t-done Fridays”!

Para crear una semana ideal efectiva, asegúrese de seguir estos tres principios clave:

Empieza con las rocas grandes

Colocando tus prioridades más importantes, tus grandes rocas, en primer lugar, te asegurarás de que no se vean empujadas por el “trabajo ocupado”. Via Brina Blum.

La idea de la metáfora de las “grandes rocas” es que la única manera de que puedas encajar todo lo que es importante en tu vida es empezando con tus grandes rocas, tus prioridades principales. Es sólo después de que las grandes rocas han sido abordadas que deberías añadir las piedras más pequeñas, las pequeñas tareas que de otra manera pueden tomar todo tu tiempo. Empieza por planificar las actividades que son absolutamente críticas para hacer avanzar tu negocio, tus relaciones o para asegurarte de que te mantienes sano y feliz. Usted decide cuáles son esas piedras, basándose en su sistema de valores personales y sus objetivos específicos.

Cómete la rana

A través de Wayne Robinson.

Si te has comido una rana viva por la mañana, sabes que lo peor ha pasado y el día sólo puede mejorar después de eso! La tendencia natural de muchos de nosotros será seguir el camino de menor resistencia. Esto significa que empezarás con las tareas más fáciles, las divertidas, y los trabajos importantes se pospondrán, ya sea hasta que se vuelvan urgentes y te veas obligado a asumirlos, o indefinidamente, haciendo que pierdas oportunidades potencialmente valiosas. “Comerse la rana” significa planear para hacer el trabajo más importante, especialmente el trabajo que realmente no disfrutas, antes de que te distraigas con todo lo demás. Programe sus ranas personales temprano en el día para asegurarse de que no lo posponga.

Sigue el reloj de tu cuerpo

No tiene sentido tratar de trabajar hasta tarde en la noche cuando sabes que eres más productivo a primera hora de la mañana. Via Brandi Redd.

Si sabes que eres una de esas personas chillonas que saltan de la cama cuando suena la alarma (grr!), entonces asegúrate de planear hacer muchas cosas por la mañana. Si eres un búho nocturno y super productivo hasta la noche, entonces puedes planear hacer mucho más trabajo una vez que el sol se ponga. Como autónomo, puedes terminar encadenado al ordenador desde el amanecer hasta el anochecer, pero no sirve de nada obligarse a trabajar cuando el cerebro no funciona. Sigue el ritmo natural del reloj de tu cuerpo!

Poner en práctica tu semana ideal

Así es como se ve mi semana ideal una vez que la he transferido a iCal. Mi calendario real se verá muy diferente una vez que ponga las citas, reuniones y el trabajo de los clientes en la vida real, pero esto me da un marco para hacer las llamadas prioritarias correctas.

Tanto si has creado tu semana ideal en Excel como en un buen papel a la antigua, para hacerla más práctica querrás transferir tus temas clave o bloques de construcción a tu calendario real. Por ejemplo, ahora he bloqueado todos los días de la semana de 7:30 a 13:00 horas para mis actividades prioritarias, que incluyen la meditación y el ejercicio a primera hora de la mañana, seguido de la escritura, ya que soy más creativo y me concentro antes del almuerzo. También he mantenido el sábado completamente libre, ¡excepto para la noche de cita!

Para ayudarle a cumplir su plan y evitar peticiones y distracciones irrazonables de última hora, asegúrese de establecer límites claros y de comunicarlos con antelación. Por ejemplo, dígale a la gente las horas que trabaja y tenga claro que no responderá después de las 6 de la tarde o los fines de semana; diga cómo prefiere ser contactado por correo electrónico, por teléfono o en Whatsappand si trabaja desde su casa, dígale a su familia que una puerta cerrada significa que sólo debe molestarle en caso de emergencia.

También recomendaría revisar su lista de tareas cada semana (a algunos les gusta hacerlo un domingo por la noche, o quizás un lunes por la mañana) y transformarla en citas del calendario en el día apropiado. Las cosas en tu calendario se hacen realmente, así que haz citas contigo mismo y mantenlas!

Ahora, nunca vas a experimentar una semana ideal exactamente como la has descrito, ¡después de todo! Trátenlo más como una guía, un marco que es flexible y no está grabado en piedra. Si necesitas hacer una excepción de vez en cuando, está bien, y si encuentras que algo no te está funcionando, entonces cambia las cosas. La clave es hacer esto intencionalmente y proactivamente y no sólo en reacción a lo que se te está lanzando.

 

Este artículo fue escrito por Anna Lundberg. Anna es una consultora de negocios y coach personal (CPC y ACC) que escribe, entrena y dirige talleres para ayudar a individuos ambiciosos, empleados y empresarios a alcanzar su máximo potencial en su vida profesional y personal. Síganla en Twitter @annaselundberg

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