Cómo el seguimiento del tiempo puede resolver tus problemas de productividad y presupuesto.

Como autónomo o soltero creativo, probablemente has tratado con problemas de productividad y presupuesto. También podrías haberte hecho las siguientes preguntas:

  • ¿Tengo demasiadas tareas en mis manos?
  • ¿Cuánto tiempo necesito para esta tarea?
  • ¿Estoy perdiendo el tiempo aquí?
  • ¿Cómo puedo medir correctamente mi tiempo cuando me pagan por hora?

Por suerte, hay una solución práctica que puede responder a todas estas preguntas.

El seguimiento del tiempo puede ayudarle a identificar problemas recurrentes, a fomentar la calidad y a resolver todas sus preocupaciones relacionadas con la gestión de sus proyectos de diseño de principio a fin.

Esencialmente, el seguimiento del tiempo representa la medición y documentación de las horas trabajadas. Además del método clásico de lápiz y papel, hay herramientas específicas que proporcionan la valiosa información necesaria para controlar el tiempo que se dedica a determinadas tareas y proyectos.

¿Cómo se pueden utilizar las soluciones de seguimiento del tiempo?

El control del tiempo es más que medir las horas trabajadas. La duración de las horas de trabajo y las pausas que se toman entre ellas son también un indicador de su eficiencia y productividad. Dedicar demasiado tiempo a un proyecto puede mostrar desde la falta de conocimiento sobre un tema específico hasta la falta de recursos necesarios para completar una tarea, no tener las habilidades adecuadas o estar sobrecargado.

Saber que tu tiempo está siendo rastreado segundo a segundo puede ser aterrador. Mucha gente dudará cuando se trate de medir su tiempo. Pueden sentir que su privacidad va a ser invadida o considerar la medición del tiempo como una distracción de sus deberes reales, más como una tarea adicional que a veces pueden olvidar.

En el lado positivo, sin embargo, ser consciente de que cada segundo de su tiempo se está contando es probable que le haga más productivo. Podrás ver tu propio progreso y usarlo como base para mejorar tu trabajo con el tiempo y dar mejores estimaciones de tiempo a los clientes y prospectos.

Consejo: Para optimizar el tiempo dedicado a las tareas, asegúrate de eliminar cualquier distracción del espacio de trabajo como los mensajes de texto o los medios sociales.

Todos sabemos que el tiempo es realmente limitado cuando se trata de sus proyectos. No analizar el tiempo y la distribución de las tareas te dejará sin más soluciones para mejorar.

Algo a considerar: Mostrar registros de tiempo precisos puede aumentar su transparencia. Envía a los clientes un informe de tiempo y podrán ver exactamente lo que están pagando, artículo por artículo. Esta es una práctica simple, pero saludable para evitar ser inundado por las deudas de los clientes.

Rastrear el tiempo es ahora más fácil que nunca. Además de las sencillas aplicaciones de seguimiento del tiempo, aquí tienes algunas herramientas y recursos que puedes usar para rastrear y validar tus registros de tiempo:

Programa informático de seguimiento del tiempo y de gestión de proyectos

Las plataformas de gestión de proyectos plenamente desarrolladas suelen proporcionar también un seguimiento del tiempo de los proyectos. Esto es muy conveniente, ya que la recopilación y sincronización de datos de diferentes aplicaciones y servicios puede ser un proceso tedioso.

Como capitán de tu propia nave, tienes una visión de las horas en las que trabajas en comparación con el presupuesto inicial establecido, así como las horas restantes. Esto puede ayudarte a establecer plazos claros y a entregar los proyectos de manera más eficiente.

Un rastreador de tiempo le ayudará a identificar las actividades no esenciales que podrían ser sustituidas por otras más productivas. A menudo, es mejor saber en qué tareas no deberías trabajar para poder concentrarte en las de mayor impacto. Así, el proceso general de gestión de proyectos o desarrollo de productos dará lugar a ciclos de proyecto/producto más cortos.

La verdad es que los plazos todavía tienen su importancia para la creación de los productos finales. Los clientes deberían tener voz y voto en esto. Pero, después de todo, todavía depende de ti abordarlos de acuerdo a tu propio flujo de trabajo.

Sugerencia: Existen unas cuantas herramientas gratuitas de gestión de proyectos con todas las funciones que permiten a los autónomos y solteros hacer un seguimiento de las horas de trabajo en tiempo real y añadirlas manualmente a granel o a intervalos.

A continuación se muestra un ejemplo de un temporizador web de Paymo que puede simplificar su trabajo. Observa cómo puedes seleccionar el proyecto y la tarea específica antes de empezar a registrar el tiempo con sólo hacer clic en el botón de reproducción del cronómetro.

No cometas este error:

No organizar y priorizar las tareas antes de empezar a trabajar en ellas puede matar tus intentos de rastreo de tiempo. Crear un proyecto claramente estructurado en papel o a través de una herramienta digital. Calcule los presupuestos de las tareas, ordene las tareas después de sus fechas de vencimiento o prioridades, y establezca dependencias entre ellas si es necesario. Tus esfuerzos de seguimiento del tiempo podrían ser desperdiciados si sólo trabajas caóticamente sin un plan en mente.

Sepa que rastrear cada segundo de su trabajo requiere diligencia. A veces, incluso podría interrumpir tus sesiones de creatividad. ¿Pero por qué molestarse entonces? Es a través de esta disciplina que te convertirás en tu yo más productivo como diseñador independiente y aún tendrás tiempo para tus proyectos personales.

Y si eres de esas personas que siempre olvidan encender y apagar el temporizador, siempre hay soluciones de seguimiento automático del tiempo. Un solo clic al principio y al final del trabajo es suficiente para registrar todo lo que haces en un ordenador durante ese periodo de tiempo.

Aplicaciones para móviles

Las actividades comerciales se están desplazando rápidamente hacia los dispositivos móviles. Mantenerse al día con esta tendencia es clave para adaptarse a las necesidades de sus clientes y a usted mismo. Un autónomo feliz necesitará herramientas fáciles de usar y convenientes. Poder trabajar con una aplicación a distancia o en movimiento es otro de los requisitos preferidos de la mayoría de los usuarios.

Existen muchas aplicaciones de seguimiento del tiempo para las empresas, e incluso las herramientas de gestión de proyectos vienen con sus propias aplicaciones móviles para ayudarle a mantenerse en el camino dondequiera que esté. Sin embargo, ya no es necesario que te sientes en tu escritorio. Suelen estar sincronizadas con las plataformas web o de escritorio, lo que le permite guardar cualquier cambio que realice mientras trabaja sin conexión para que no se pierda ningún dato.

No cometas este error:

No seguir tu tiempo en movimiento es un gran error. Como diseñador independiente probablemente ya estés trabajando a distancia cuando la creatividad ataca. Con las aplicaciones móviles, ya no tienes que depender de un portátil o de la conexión a Internet. Te ayudan a reducir el tiempo que pasas en tareas administrativas dondequiera que estés. Esto le deja más espacio para ir de viaje y encontrar inspiración para su próximo diseño o pasar más tiempo con su familia.

El método de la hoja de horas

Hacer malabares entre diferentes proyectos al mismo tiempo no tiene por qué ser una molestia. Las hojas de tiempos pueden ser útiles cuando se quiere llevar un registro del tiempo empleado en cada proyecto y organizar todo el flujo de trabajo. El uso de las hojas de asistencia requiere sólo un bolígrafo, un trozo de papel y un dispositivo móvil. Anotar físicamente las horas trabajadas aumenta su conciencia de la gestión del tiempo, así como su responsabilidad. La ventaja de este método es que, siempre que se disponga de todos los materiales necesarios, se puede utilizar en cualquier lugar, ya sea dentro o fuera de la oficina. Sin embargo, el papel puede extraviarse fácilmente y sus registros de tiempo pueden perderse para siempre.

Para obtener resultados precisos, utilice una herramienta de seguimiento temporal a la vez. Asegúrese de implementar este método cuando empiece a comunicarse con el cliente para asegurarse de que se siga la práctica correcta de registrar los tiempos en todo momento. Pruebe diferentes herramientas de seguimiento de tiempo de gestión de proyectos antes de conformarse con una última para ver cuál es la más adecuada para usted. De hecho, si planeas interactuar regularmente con tus clientes, tal vez quieras considerar también su aceptación de la herramienta.

No hay una hoja de tiempo perfecta. Piense en la información que usted o su cliente necesitan mientras trabajan en un proyecto y después de que esté hecho. Aquí tienes una plantilla de hoja de horas gratis que puedes usar ahora mismo para probarla en tu próximo proyecto creativo. Utilízala como modelo o deja que tu creatividad fluya y personalízala para que coincida con tu propia marca.

Si prefiere las herramientas digitales, siempre puede optar por las hojas de asistencia en línea que puede personalizar y filtrar fácilmente según sus necesidades. ¿Cuál es la ventaja? Si utilizas herramientas que guardan tus archivos en la nube, es menos probable que pierdas tus datos.


Recuerda:

La idea del rastreo del tiempo es registrar su trabajo y usar los datos para futuras referencias. Los registros de tiempo existentes pueden eliminar las suposiciones para sus siguientes proyectos, permitiéndole determinar presupuestos de tiempo precisos para proyectos similares. Además, le ayudan a ver si un proyecto o tarea está atrasado e identificar los cuellos de botella en su proceso de gestión de proyectos.

No cometas este error:

No rellenar sus hojas de asistencia diariamente estropeará sus esfuerzos. Faltar un día o dos sólo creará un informe de tiempo inconsistente sin ningún uso real para su cliente. Es importante que añada cuidadosamente todas sus horas para que pueda confiar en los datos de sus proyectos pasados para cualquier trabajo de diseño futuro y crear estimaciones precisas de tiempo y costos.

Aunque lleva tiempo. Para mantenerlo real, los clientes quieren ver a dónde va cada centavo de su dinero. Y para ello necesitan informes y hojas de tiempo precisas de cada segundo de su trabajo. Lo único que tienes que tener en cuenta es que para tener éxito en el seguimiento del tiempo, debes hacerlo regularmente.

Seguimiento del tiempo y facturación

¿Te cuesta manejar tu presupuesto?

El seguimiento del tiempo debe ir acompañado de una herramienta de facturación para obtener resultados más precisos. Las aplicaciones de gestión de proyectos son el método adecuado para hacerlo, ya que le proporcionarán las funciones básicas para que pueda controlar su actividad, supervisar todos los proyectos e incluso facturar a sus clientes. En comparación con los métodos convencionales de control de tiempo, también le permiten gestionar el historial de sus estimaciones y facturas y asegurar que se le pague a tiempo, todo ello mientras se hace un seguimiento de los pagos atrasados de los clientes.

Que te paguen más

Establecer un hábito de seguimiento del tiempo puede ayudarle a controlar con precisión su tiempo, dar mejores estimaciones a sus clientes y justificar sus tasas de diseño y su valor. Esta práctica en realidad le permite evitar que no le paguen por el trabajo que está ofreciendo. Es posible que ya haya tratado antes con clientes que tal vez no reconozcan el tiempo real necesario para completar una tarea o que no quieran pagarle en absoluto. Este problema crítico ahora puede ser resuelto a través del seguimiento del tiempo. En resumen, usted enciende su cronómetro cada vez que comienza a trabajar en una nueva tarea y entrega la prueba final de sus tiempos al cliente.

Los clientes verán cuánto valor y tiempo obtienen por el dinero que pagan. El seguimiento del tiempo de los proyectos de tarifa por hora puede asegurarles que están pagando la suma correcta de dinero por la cantidad de trabajo que reciben.

Además, ¿qué mejor manera de mostrar tus habilidades de diseño? Las facturas pueden ser personalizadas y las facturas artísticas pueden ser usadas incluso como tarjetas de visita.

Normalmente, los proyectos facturables se dividen en proyectos de tarifa por hora y proyectos de tarifa plana. El seguimiento y la supervisión del tiempo son cruciales para crear facturas justas. Puede evitar fácilmente las fugas de efectivo utilizando un software de seguimiento del tiempo, ya que podrá identificar los flujos de trabajo ineficientes en cuestión de minutos.

No cometas este error:

No confíes sólo en el seguimiento temporal. Saber por qué la gestión del tiempo es vital, pero establecer objetivos personales claros es un factor adicional decisivo a la hora de conseguir el producto final que se ajuste a los requisitos y expectativas de sus clientes.

Pero, ¿qué hacen los autónomos de éxito? Emparejan el seguimiento del tiempo con la presentación de informes y la contabilidad para ver los resultados reales de su trabajo y poner fin a las dudas de los clientes. Tener un sistema de facturación conectado a su rastreador de tiempo puede ahorrarle horas de trabajo que de otra manera gastaría en crear facturas. En cambio, este tiempo puede dedicarse a aportar más valor y crear un entorno de trabajo sin estrés.

¿Todavía no está convencido de la eficacia de rastrear su tiempo?

El seguimiento del tiempo es fácil de hacer y puede poner fin al caos en el trabajo. Pruebe un sistema de seguimiento del tiempo libre para unos cuantos proyectos para mejorar su comprensión de cómo emplea su tiempo y aumentar el valor y la eficiencia de sus flujos de trabajo.

Matarlo como autónomo o soltero no es un paseo por el parque. Fomenta habilidades como la gestión del tiempo y empieza a trabajar en el aumento de tus niveles de productividad. Es hora de considerar el cambio a una única plataforma de gestión de proyectos para supervisar tus proyectos creativos, clientes, tareas, informes de tiempo y facturas desde un único lugar. Así que la próxima vez que trabajes en una ilustración, pregúntate: ¿Estoy siguiendo correctamente mi tiempo?

Queremos saber cómo gestionas tu tiempo creativo-con o sin ayuda digital-sólo tenemos curiosidad! Haznos saber en los comentarios de abajo si tienes algún consejo útil para los creativos.


Sobre el autor

Alexandra Cote es una comercializadora digital orientada al crecimiento y a la comercialización de contenidos para @Paymo, una plataforma intuitiva de gestión de proyectos de extremo a extremo que elimina el dolor de la planificación, la programación, el seguimiento del tiempo y la facturación para los trabajadores autónomos y las PYME. Encuentra a Alexandra en Twitter.

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