Cómo empezar con los procedimientos operativos estándar y ser más productivo

Se ha sabido que el término Procedimiento Operativo Estándar (POE) crea una respuesta pavloviana instantánea en el lugar de trabajo que se manifiesta en un gran y amplio bostezo que requiere una disculpa apresurada. Para evitar la carga psicológica, Dan Martell se refiere a él como un libro de jugadas. Independientemente de la terminología, establecer SOP para mejorar sus procesos puede tener un enorme efecto positivo en la productividad si se implementa adecuadamente.

En este artículo le mostraremos cómo introducir los procedimientos operativos estándar en su flujo de trabajo y cómo hacer que las cosas se hagan. Si te encuentras manejando de un desastre a otro, y un día típico de trabajo consiste en apagar incendios con una mano mientras esquivas una manada de dingos salvajes con la otra, puede que sea el momento de echar un nuevo vistazo imparcial a los SOP. Puede que te salven la cordura.

Así es como se implementan los procedimientos operativos estándar correctamente y se hacen las cosas…

Inventar buenos procedimientos operativos estándar

Lo primero es lo primero, hay que crear un buen conjunto de procedimientos operativos estándar que ayuden a que los procesos sean más claros y fáciles para todos.

A pesar de la tendencia de reacción instintiva de llevar a todos a las sesiones de estrategia de creación de SOP, resiste la tentación. Las investigaciones han demostrado que los equipos pierden eficacia a medida que aumentan de tamaño. De hecho, el CEO de Amazon, Jeff Bezos, tiene la regla de las dos pizzas. Si un grupo no puede alimentarse de un par de pizzas, es demasiado grande.

El punto es que debes seleccionar un grupo de prueba de entre tus mejores (como sea que elijas definir eso) empleados. Estas personas se encargarán de crear y probar los SOPs antes de que se distribuyan a la empresa en general.

Sólo después de que cada nuevo proceso haya sido debidamente investigado debe hacerlo parte de la cultura de la oficina. No hay nada malo en ajustar los procedimientos operativos estándar según sea necesario, pero podría ser un problema si están en un estado constante de revisión, lo que puede ser enloquecedor para los que tratan de seguirlos. Para cuando los empleados aprenden una cosa, cambia. Espera un poco. Hagan lo correcto, conviértanlo en una política, y luego sólo cámbienlo si hay una razón primordial para hacerlo.

Sube gente a bordo

Supongamos que su actual estrategia SOP es inexistente o un tembloroso montón de confusión que no aporta nada positivo a la oficina, pero todo el mundo se ha acostumbrado a los malos procesos. Es obvio que se necesita desesperadamente un cambio, pero la gente generalmente odia el cambio.

La realidad es que puedes dividir a los empleados en tres grupos con respecto a tu recién bautizada cruzada SOP:

#1. Están contigo al 100%

#2. Están contra ti 200%

#3. No tienen ni idea

Para que sus procedimientos operativos estándar funcionen, la gente debe entenderlos, aceptarlos y seguirlos. Esto significa que debes evaluar la disposición de la gente a seguir tus nuevos procedimientos y, si no, averiguar por qué.

También significa que tendrás que mirar a cualquier posible nuevo empleado a través de la lente de si encajan o no en la primera categoría de 100% de compra. De lo contrario, no los contrates por la desesperación de cuerpos calientes para hacer el trabajo que se está acumulando. Esto ahorrará dolores de cabeza a largo plazo.

Una vez que sepas que todo el mundo está a bordo con tus SOPs y que nada los detiene, tus procesos comenzarán a funcionar sin problemas.

Detener la locura de la microgestión

Se han escrito volúmenes sobre los peligros de la microgestión, entre los que destaca el hecho de que es probable que acabes con una rebelión en tus manos o con un grupo de empleados tan desafortunados que no pueden tomar una sola decisión por sí mismos. Como jefe o señora, ese no es tu objetivo. Si fuera tan simple como agitar una varita mágica y decirte, “¡Deja de hacer eso!” entonces el problema estaría resuelto. Curar el hábito de la microgestión es un poco más difícil.

La buena noticia es que, si se hace de la manera correcta, un conjunto de procedimientos operativos estándar (SOP) que se hayan creado, probado e instalado correctamente podría salvar a los tipos de gestión del Tipo A de una emergencia sanitaria temprana relacionada con el estrés. Un buen primer paso es dejar de mirar los detalles del proceso y centrarse en los objetivos y resultados. Si tienes buenas personas siguiendo un buen plan, dales espacio para operar.

Confía en los procedimientos operativos estándar que creaste y confía en que la gente los siga. Si pasaste por los pasos 1 y 2 de arriba, sabes que todos están a bordo y saben qué hacer, así que déjalos seguir adelante.

¿Tienes un manual impreso? Revisa el calendario.

Cuando llega el momento de verificar la forma en que se debe hacer algo en la oficina, ¿se saca un manual impreso del tamaño de un Volkswagen y se quita el polvo? Según el calendario de la pared, es el año 2018. Hacemos cosas en línea en estos días. La realidad es que el cerebro de un empleado está marcado en digital a nivel molecular. Ya que (con suerte) vas a crear un conjunto completamente nuevo de SOPs racionalizados de todos modos, es hora de ponerlos en línea donde cualquiera puede echarle un vistazo en cualquier momento que desee. Además, es fácil hacer ajustes cuando los procesos cambian (y lo harán).

Asegúrate de que tu manual digital es buscable y tiene una tabla de contenidos con enlaces a los capítulos correspondientes, para que la gente pueda encontrar fácilmente lo que busca.

Con 3.740 millones de usuarios de internet en 2017 (ver esta infografía estadística #1), hemos pasado el punto en el que estar en línea o no es opcional. La gente piensa, vive y prácticamente respira lo digital en estos días. Los gerentes y empresarios con empleados deben reconocer esto con su formato de documentación SOP.

Olvídate de las cosas multitarea a la vez es mejor

Según al menos un estudio, la multitarea no es buena para tu cerebro. Demasiados de nosotros confundimos la actividad con la productividad. El hecho de que estés haciendo malabares con diez tareas a la vez no significa que se hagan más rápido que si te ocuparas de cada una de ellas, una a una, desde el principio hasta el final.

Sus procedimientos operativos estándar deberían animar a sus empleados (y a usted mismo) a que se ciñan a una tarea a la vez y la lleven a cabo. Esto tendrá un gran impacto en la productividad, garantizado.

Por cierto, si tienes diez cosas que hacer en un solo día, es posible que te estés fijando metas demasiado altas. Según el empresario en serie Louis Spagnuolo, tu lista diaria no debería tener más de cinco cosas, para no arriesgarte a una implosión cerebral. La filosofía personal de Spagnuolo es que es mejor tener cuatro artículos 100% del camino hecho que cinco completados a sólo un 80%.

Es hora de establecer SOPs y empezar a ser más productivos

Si llegas al punto en el que sientes que ya no eres productivo, que todo el sacudir y girar de la rueda no se está logrando más, da un paso atrás y piensa en esto. El problema no es que no te estés esforzando lo suficiente, sino que tu flujo de trabajo necesita un ajuste. La mejora de los procedimientos conducirá casi con toda seguridad a resultados más deseables, y eso es lo que evita que un gerente pierda la cabeza.

Sobre el autor

Gary Stevens es un desarrollador de primera línea. Es un geek de la cadena de bloques a tiempo completo y un voluntario que trabaja para la fundación Ethereum, así como un activo colaborador de Github.

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