Cómo manejar las solicitudes de revisión de sus clientes como un profesional

Pocas cosas son tan emocionantes como presentar un diseño a un cliente, sólo para recibir puros elogios a cambio. Por otro lado, pocas cosas son más frustrantes que enviar ese diseño, sólo para recibir un correo electrónico de tu cliente diciendo que está “todo mal”.

Incluso si su cliente quiere sólo unos pocos cambios, el proceso de revisión puede ser un desafío, en el mejor de los casos. A menudo los clientes no están seguros de lo que quieren hasta que ven el borrador inicial, y esto puede significar solicitar cambios masivos. Puede que no entiendan cuánto trabajo supone hacer esos cambios, asumiendo que el diseño gráfico es tan fácil como unos pocos clics de ratón.

¡Ponte tu “sombrero de servicio al cliente” y vamos a resolver esto! Diseño del logo por J4$on.

Como no tienes tiempo para darles una lección de diseño gráfico, es importante que te pongas tu “sombrero de servicio al cliente” y te pongas a trabajar. Aquí están nuestros consejos clave para manejar las solicitudes de revisión de una manera efectiva y profesional que mantendrá a ambas partes contentas.

Establecer los límites

Complacer a los clientes es esencial, pero si no pones límites, podrías encontrarte atrapado en un ciclo de revisión interminable. ¿En qué momento dejas de hacer cambios y realmente te pagan por tu trabajo? Esa es una pregunta que debería ser respondida antes de pensar en trabajar con alguien nuevo.

El primer paso es aprender a detectar una manzana podrida desde el principio. Requiere una consulta, ya sea en persona o por teléfono, y durante el chat buscar las siguientes banderas rojas:

  • Dificultad para articular sus necesidades
  • Sin presupuesto específico
  • Una incapacidad para responder a preguntas básicas sobre el proyecto o su negocio
  • Un estilo de comunicación poco convincente
  • Comentario negativo sobre otros diseñadores

Todos los diseñadores deberían tener un contrato. A través de Pixabay.

Una vez que haya tenido su consulta, tendrá que pasar a la fase de contrato. Como diseñador profesional, debe tener un contrato que describa en detalle el alcance del trabajo, así como el número de revisiones que incluyen sus honorarios. Incluya los honorarios que cobrará por cada ronda adicional de solicitudes de cambio después de ese tiempo. También debe incluir una cláusula de terminación que le da una “salida” si se da cuenta en algún momento que ya no puede trabajar con esta persona.

Gestionar las solicitudes

Si la defensa es tu primera respuesta cuando un cliente solicita una revisión, no estás solo. Es la inclinación natural de un artista a defender su trabajo. Sin embargo, es importante separar cualquier apego personal que tengas a tu diseño y darte cuenta de que te pagan por crear un producto a satisfacción de tu cliente. A veces puede ayudar leer los comentarios y alejarse de ellos por un tiempo. Cuando vuelvas a él, probablemente lo verás con ojos nuevos.

¡Pulgares arriba para comunicar claramente para minimizar las revisiones!

Aclarar la petición

Pero incluso así, no deberías meterte en el trabajo de inmediato. Programe una llamada o envíe un mensaje a su cliente para aclarar la petición. Si cree que los cambios van en contra de los objetivos originales del cliente, hable. Usted es, después de todo, el experto en esta área, y un buen cliente tomará sus opiniones en consideración. Sin embargo, no esperes que tu cliente acepte fácilmente tus consejos. Probablemente encontrarás que muchos clientes continúan presionando por los cambios que quieren sin compromiso.

Obtener retroalimentación a lo largo del proceso es esencial para ahorrarle mucho trabajo. Diseño del logo por molloybranding.

Una vez que hayas verificado los cambios, súbete las mangas y ponte a trabajar. Si puedes, no dudes en pedirle al cliente que eche un vistazo rápido a tu trabajo sobre la marcha. La retroalimentación al principio del proceso de revisión puede evitar que vayas demasiado lejos en la dirección equivocada. Con demasiada frecuencia, los clientes ven cambios en un diseño y se dan cuenta de que no era lo que querían, después de todo.

Rastrea tus revisiones

Cuando envíes la versión más reciente, asegúrate de anotar dónde están en el proceso de revisión. Una línea de asunto que diga “primera revisión de tres” puede ayudar a enfatizar el hecho de que los cambios no son ilimitados. Esto también les animará a echar un vistazo serio al primer o segundo borrador y decidir exactamente lo que quieren, en lugar de asumir que pueden seguir haciéndole ajustes hasta que vean lo que querían desde el principio.

Cuándo retroceder

Siempre sea profesional. A través de Tim Gouw.

Un diseñador gráfico de éxito puede manejar con habilidad tanto el lado creativo como el comercial de las operaciones. Un buen servicio al cliente significa no desestimar nunca las preocupaciones y peticiones del cliente, incluso si no estás de acuerdo con ellas. Primero, deja claro que escuchas y entiendes lo que han comunicado, y luego declara lo que harás para corregir las cosas. Si sus sugerencias van en contra de lo que usted sabe que es mejor para su marca, declare los detalles del por qué y trate de llegar a un compromiso.

Pesa con cuidado en qué casos tiene sentido ser flexible. Diseño del logo por Hbrand™.

Cuándo ser flexible

¿Pero qué hay de esos casos en los que están haciendo sugerencias que caen fuera de los límites del contrato? Aquí es donde tienes que elegir. Estás dirigiendo un negocio y tienes todo el derecho de hacer cumplir tu contrato. Sin embargo, también podrías obtener más trabajo de este cliente, junto con posibles referencias y recomendaciones, por lo que podría valer la pena hacer una ronda extra de revisiones o poner unos minutos extra de trabajo que no se mencionaron originalmente.

Cuándo ser firme

Tengan cuidado, ya que un poco de trabajo extra puede fácilmente llevar a más. Tendrás que trazar la línea en algún lugar. Los directores de proyectos profesionales están entrenados para evitar el deslizamiento del alcance, que es la tendencia de un cliente a añadir a la solicitud original. Un cliente que le pidió que diseñara un sitio web, por ejemplo, puede decidir de repente que una página extra de “Acerca de nosotros” o “Testimonios” sería divertido. Un cliente con un logo puede pedir múltiples versiones para usar en los medios impresos y en las pancartas de las conferencias. Cuando las solicitudes se salen de los límites del proyecto, usted tiene todo el derecho de declarar cortésmente que esto está fuera del alcance original indicado en el contrato y se le facturará a su tarifa horaria, que también debería haber sido detallada en el contrato.

La siguiente redacción puede darle la cantidad adecuada de retroceso sin alienar al cliente:

Estimado cliente,

Estaré encantado de añadir sus características/elementos solicitados al trabajo de diseño que estamos haciendo para usted. Desafortunadamente, esto quedaría fuera de los requisitos del proyecto original, que he copiado a continuación. ¿Le gustaría programar una reunión para discutir la creación de un addendum a la solicitud del proyecto original?

Sinceramente,

Tu diseñador

Durante su reunión, prepárese para citar una cuota para hacer esos cambios, ya sea por hora o por proyecto. También puede discutir si les gustaría que completara el trabajo que ya está haciendo o retrasar la fecha de finalización para que pueda incluir esta nueva solicitud.

Se trata de la comunicación

Las revisiones son un mal necesario del trabajo creativo, pero si tienes un contrato firme desde el principio, podrás evitar algunos de los mayores problemas. Mientras que la mayoría de los clientes proporcionan una experiencia de trabajo agradable, tienes que estar preparado para el cliente problemático ocasional. Con el tiempo, aprenderás a detectar las banderas rojas antes de poner un contrato en marcha y encontrarás que una comunicación clara asegura que todos terminen felices.

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